سلام به همه! در این پست، قصد دارم 21 نکته و تجربه کاربردی برای افزایش بهره‌وری رو باهاتون به اشتراک بذارم. این نکات از دل بحث‌ها و نظرات کاربران عزیز در انجمن نی نی سایت جمع‌آوری شده و می‌تونه به هممون کمک کنه تا کارهامون رو بهتر و سریع‌تر انجام بدیم.

مطمئنم که همه ما، مخصوصا مامان‌های عزیز، با کمبود وقت و حجم زیاد کارها روبرو هستیم. پس بیایید با هم یاد بگیریم چطور می‌تونیم زمانمون رو بهینه‌تر مدیریت کنیم و به کارهای مهم‌تر برسیم.

• 🌐

  برنامه ریزی شب قبل:

  لیست کارهای فردا رو شب قبل بنویسید.
• 🌐

  اولویت بندی:

  کارهای مهم‌تر رو اول انجام بدید.
• 🌐

  قانون 2 دقیقه:

  اگه یه کاری کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشه، همون لحظه انجامش بدید.
• 🌐

  تکنیک پومودورو:

  25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت.
• 🌐

  نه گفتن:

  به کارهایی که ضروری نیستن، نه بگید.
• 🌐

  تمرکز روی یک کار:

  از انجام چند کار همزمان خودداری کنید.
• 🌐

  خواب کافی:

  کمبود خواب باعث کاهش تمرکز و بهره‌وری می‌شه.
• 🌐

  بهره‌گیری از اپلیکیشن های مدیریت زمان:

  نرم‌افزارهایی مثل Trello یا Todoist می‌تونن کمک‌کننده باشن.
• 🌐

  حذف عوامل مزاحم:

  گوشی رو سایلنت کنید و از شبکه‌های اجتماعی دوری کنید.
• 🌐

  تهیه لیست خرید:

  قبل از رفتن به خرید، یه لیست دقیق تهیه کنید.
• 🌐

  مرتب کردن محیط کار:

  یک محیط مرتب باعث افزایش تمرکز می‌شه.
• 🌐

  بهره‌گیری از چک لیست:

  برای کارهای روتین یه چک لیست تهیه کنید.
• 🌐

  تقسیم کارهای بزرگ به قسمت‌های کوچک‌تر:

  اینجوری شروع کردن کار راحت‌تره.
• 🌐

  یادگیری مهارت‌های جدید:

  مهارت‌های جدید می‌تونن کارهاتون رو سریع‌تر انجام بدن.
• 🌐

  بهره‌گیری از قالب‌های آماده:

  برای نامه‌ها و گزارش‌ها از قالب‌های آماده استفاده کنید.
• 🌐

  واگذاری کارها:

  اگه می‌تونید، بخشی از کارهاتون رو به دیگران واگذار کنید.
• 🌐

  آماده کردن وسایل از قبل:

  برای بیرون رفتن یا آشپزی، وسایل رو از قبل آماده کنید.
• 🌐

  بهره‌گیری از زمان‌های مرده:

  تو اتوبوس یا مترو می‌تونید کتاب بخونید یا پادکست گوش بدید.
• 🌐

  بهره‌گیری از دستیارهای صوتی:

  از سیری یا گوگل اسیستنت برای تنظیم یادآور یا پخش موسیقی استفاده کنید.
• 🌐

  آموزش به اعضای خانواده:

  مسئولیت‌های خونه رو بین اعضای خانواده تقسیم کنید.
• 🌐

  استراحت‌های کوتاه منظم:

  هر یک ساعت، 5-10 دقیقه استراحت کنید.

فراموش نکنید که هر کسی روش‌های خاص خودش رو داره و باید با آزمون و خطا، بهترین روش‌ها رو برای خودتون پیدا کنید.

لطفاً تجربیات خودتون رو هم در قسمت نظرات با ما به اشتراک بگذارید!

افزایش بهره‌وری: خلاصه تجربیات نی نی سایتی‌ها!

۱. برنامه ریزی شب قبل

خیلی از مامان‌های نی نی سایت تاکید داشتن که شب قبل برای روز بعد برنامه ریزی کنن. اینجوری صبح با هدف مشخص بیدار میشن و میدونن دقیقا میخوان چیکار کنن. نوشتن لیست کارها کمک میکنه ذهنتون منظم بمونه و دیگه نگران فراموش کردن کارها نباشید. حتی اگه نتونستید همه کارها رو انجام بدید، دیدن پیشرفتتون تو لیست خیلی انگیزه بخشه. یه نکته مهم اینکه، برنامه ریزی واقع‌بینانه داشته باشید. انتظارات خیلی بالا فقط باعث سرخوردگی میشه. یه دفترچه یا اپلیکیشن مخصوص برنامه ریزی تهیه کنید و همیشه همراهتون باشه. حتی میتونید برنامه ریزی هفتگی داشته باشید و روزانه اونو بررسی و تنظیم کنید. برنامه ریزی باید انعطاف پذیر باشه تا بتونید با تغییرات غیرمنتظره کنار بیاید.

۲. تعیین اولویت‌ها

همه کارها یه اندازه مهم نیستن! تشخیص کارهای مهم و اولویت بندی اونها کلید افزایش بهره‌وریه. میتونید از ماتریس آیزنهاور (مهم/فوری) برای اولویت بندی کارها استفاده کنید. کارهایی که هم مهم هستن و هم فوری، باید فورا انجام بشن. کارهای مهم و غیرفوری رو برنامه ریزی کنید. کارهای فوری و غیرمهم رو میتونید به شخص دیگه واگذار کنید. کارهای غیرمهم و غیرفوری رو هم حذف کنید. اولویت بندی کمک میکنه انرژی و زمانتون رو روی کارهایی متمرکز کنید که بیشترین تاثیر رو دارن. هر روز صبح اولویت‌های اون روز رو مشخص کنید و سعی کنید ابتدا اونها رو انجام بدید. وقتی یه کار مهم رو تموم میکنید، احساس رضایت و انگیزه بیشتری پیدا میکنید.

۳. بهره‌گیری از تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یعنی کار کردن متمرکز برای ۲۵ دقیقه و استراحت کوتاه ۵ دقیقه‌ای. بعد از هر ۴ پومودورو یه استراحت طولانی‌تر ۱۵-۲۰ دقیقه‌ای داشته باشید. این تکنیک کمک میکنه ذهنتون تازه بمونه و از خستگی جلوگیری میکنه. میتونید از تایمر یا اپلیکیشن‌های پومودورو برای مدیریت زمان استفاده کنید. تو زمان کار، تمام حواس پرتی‌ها رو از بین ببرید (گوشی، شبکه‌های اجتماعی، و غیره). تو زمان استراحت، از جاتون بلند بشید، یه کم قدم بزنید یا یه نوشیدنی بخورید. تکنیک پومودورو یه روش عالی برای شکستن کارهای بزرگ به قسمت‌های کوچکتر و قابل مدیریت تره. اگه ۲۵ دقیقه براتون زیاده، میتونید زمان کار رو کمتر کنید (مثلا ۱۵ دقیقه).

۴. نه گفتن

یکی از مهمترین مهارت‌ها برای افزایش بهره‌وری، توانایی نه گفتن به درخواست‌های غیرضروریه. اگه به هر درخواستی بله بگید، وقت و انرژیتون صرف کارهایی میشه که اهمیتی براتون ندارن. نه گفتن به این معنی نیست که آدم بدی هستید، بلکه به این معنیه که برای وقت و انرژیتون ارزش قائل هستید. قبل از اینکه به یه درخواستی بله بگید، از خودتون بپرسید که آیا واقعا وقت و انرژی انجام دادنش رو دارید؟اگه جواب منفیه، مودبانه نه بگید و توضیح بدید که چرا نمیتونید کمک کنید. میتونید به جای نه گفتن مستقیم، پیشنهاد جایگزین بدید یا شخص دیگه‌ای رو معرفی کنید. نه گفتن یه مهارت تمرینیه. هرچی بیشتر تمرین کنید، راحت‌تر میتونید نه بگید.

۵. تعیین زمان مشخص برای چک کردن ایمیل و شبکه‌های اجتماعی

چک کردن مداوم ایمیل و شبکه‌های اجتماعی یکی از بزرگترین عوامل حواس پرتی و کاهش بهره‌وریه. به جای اینکه دائما ایمیلتون رو چک کنید، یه زمان مشخص در روز رو به این کار اختصاص بدید (مثلا دو بار در روز). وقتی دارید ایمیلتون رو چک میکنید، فقط به ایمیل‌های مهم جواب بدید و بقیه رو بعدا رسیدگی کنید. برای شبکه‌های اجتماعی هم همین کار رو انجام بدید. یه تایم مشخص رو برای گشت و گذار در شبکه‌های اجتماعی اختصاص بدید و بعد از اون، از اونها دوری کنید. میتونید از اپلیکیشن‌های مسدود کننده وبسایت استفاده کنید تا در زمان‌های کار، دسترسی به شبکه‌های اجتماعی رو محدود کنید. نوتیفیکیشن‌های (Notifications) گوشی و کامپیوتر رو خاموش کنید تا حواستون پرت نشه. با این کار، کنترل بیشتری روی زمانتون خواهید داشت و دیگه اسیر ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی نخواهید شد.

۶. انجام کارهای مشابه به صورت دسته‌ای (Batching)

انجام کارهای مشابه به صورت دسته‌ای یعنی اینکه به جای انجام دادن پراکنده کارهای مشابه در طول روز، اونها رو جمع کنید و یکجا انجام بدید. به عنوان مثال، به جای اینکه چند بار در روز ایمیلتون رو چک کنید، یه زمان مشخص رو به چک کردن ایمیل‌ها اختصاص بدید و تمام ایمیل‌ها رو یکجا جواب بدید. این روش کمک میکنه تمرکزتون رو حفظ کنید و از هدر رفتن زمان برای بین کارها جلوگیری میکنه. میتونید کارهایی مثل خرید آنلاین، پرداخت قبوض، پاسخ دادن به پیام‌ها و غیره رو به صورت دسته‌ای انجام بدید. تهیه لیستی از کارهای مشابه بهتون کمک میکنه اونها رو راحت‌تر شناسایی و دسته‌بندی کنید. انجام کارهای دسته‌ای باعث میشه احساس کنید کارها رو سریعتر و موثرتر انجام میدید. این تکنیک مخصوصا برای کارهایی که نیاز به تمرکز بالا ندارن، بسیار مفیده.

۷. ایجاد یک روتین صبحگاهی

داشتن یه روتین صبحگاهی منظم بهتون کمک میکنه روزتون رو با انرژی و هدفمندی شروع کنید. روتین صبحگاهی میتونه شامل کارهایی مثل ورزش، مدیتیشن، خوردن صبحانه سالم، نوشتن برنامه روزانه و غیره باشه. مهم اینه که روتین صبحگاهی شما متناسب با نیازها و اهداف شما باشه. سعی کنید هر روز صبح در یه ساعت مشخص بیدار بشید و روتین صبحگاهی خودتون رو انجام بدید. روتین صبحگاهی بهتون کمک میکنه ذهن و بدنتون رو برای یه روز پربار آماده کنید. حتی یه روتین صبحگاهی کوتاه هم میتونه تاثیر زیادی روی بهره‌وریتون داشته باشه. روتین صبحگاهی رو به عنوان یه سرمایه‌گذاری برای خودتون در نظر بگیرید.

۸. بهره‌گیری از اپلیکیشن‌های مدیریت زمان

اپلیکیشن‌های مدیریت زمان میتونن ابزارهای مفیدی برای افزایش بهره‌وری باشن. این اپلیکیشن‌ها بهتون کمک میکنن زمانتون رو پیگیری کنید، برنامه ریزی کنید، یادآوری‌ها رو تنظیم کنید و غیره. اپلیکیشن‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارن، مثل Todoist، Trello، Asana و غیره. با بررسی امکانات و نظرات کاربران، اپلیکیشنی رو انتخاب کنید که با نیازهای شما سازگار باشه. اپلیکیشن‌های مدیریت زمان میتونن بهتون کمک کنن وظایف رو سازماندهی کنید، پیشرفتتون رو پیگیری کنید و از عقب نموندن کارها جلوگیری کنید. از این اپلیکیشن‌ها برای تنظیم یادآوری برای کارهای مهم استفاده کنید تا هیچوقت چیزی رو فراموش نکنید.

۹. ورزش منظم

ورزش منظم فواید زیادی برای سلامتی جسمی و روانی داره، از جمله افزایش بهره‌وری. ورزش باعث افزایش انرژی، بهبود تمرکز و کاهش استرس میشه. نیازی نیست حتما ورزش‌های سنگین انجام بدید. حتی یه پیاده‌روی کوتاه روزانه هم میتونه تاثیر زیادی داشته باشه. ورزش رو به عنوان یه اولویت در برنامه روزانتون قرار بدید و سعی کنید هر روز یه زمانی رو بهش اختصاص بدید. میتونید ورزش رو با تفریح ترکیب کنید، مثلا با دوستانتون به پیاده‌روی برید یا یه کلاس ورزشی ثبت نام کنید. ورزش کردن بهتون کمک میکنه ذهنتون رو پاک کنید و با انرژی بیشتری به کارها بپردازید. حتی اگه خیلی مشغله دارید، سعی کنید یه ورزش کوتاه و سریع رو در برنامه روزانتون بگنجونید.

۱۰. استراحت کافی

استراحت کافی برای حفظ انرژی و تمرکز ضروریه. کمبود خواب باعث کاهش بهره‌وری، افزایش استرس و کاهش عملکرد شناختی میشه. سعی کنید هر شب ۷-۸ ساعت بخوابید. قبل از خواب از مصرف کافئین و الکل خودداری کنید. اتاق خوابتون رو تاریک و ساکت نگه دارید. یه روتین قبل از خواب داشته باشید، مثلا کتاب بخونید یا یه دوش آب گرم بگیرید. اگه مشکل خواب دارید، با پزشک مشورت کنید.

۱۱. ایجاد محیط کار مناسب

محیط کارتون باید منظم، تمیز و آرام باشه. از شلوغی و بی نظمی دوری کنید. نور کافی داشته باشید. دما و تهویه مطبوع رو تنظیم کنید. از گیاهان برای ایجاد یه فضای دلپذیر استفاده کنید. میتونید از موسیقی ملایم برای تمرکز بیشتر استفاده کنید. مطمئن بشید که صندلی و میز کارتون ارگونومیک هستن و از آسیب دیدن بدنتون جلوگیری میکنن.

۱۲. تغذیه سالم

تغذیه سالم نقش مهمی در حفظ انرژی و تمرکز داره. از مصرف غذاهای فرآوری شده، فست فود و نوشیدنی‌های شیرین خودداری کنید. به جای اونها، میوه‌ها، سبزیجات، پروتئین‌های بدون چربی و غلات کامل مصرف کنید. صبحانه رو حتما بخورید. در طول روز آب کافی بنوشید. از مصرف بیش از حد کافئین خودداری کنید. یه رژیم غذایی متعادل بهتون کمک میکنه انرژی و تمرکزتون رو در طول روز حفظ کنید.

۱۳. بهره‌گیری از قانون ۲۰/۸۰ (اصل پارتو)

این قانون میگه که ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش‌ها به دست میاد. پس سعی کنید روی اون ۲۰٪ از فعالیت‌هاتون که بیشترین تاثیر رو دارن، تمرکز کنید. کارهایی که تاثیر کمی دارن رو حذف کنید یا به شخص دیگه‌ای واگذار کنید. با شناسایی و تمرکز بر روی فعالیت‌های کلیدی، میتونید بهره‌وریتون رو به طور چشمگیری افزایش بدید. این قانون در تمام جنبه‌های زندگی کاربرد داره، از جمله کار، تحصیل و روابط. شناسایی ۲۰٪ مهم، نیاز به تحلیل و بررسی دقیق داره. همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهینه‌سازی تلاش‌هاتون باشید.

۱۴. داشتن هدف مشخص

داشتن یه هدف مشخص بهتون انگیزه میده و کمک میکنه روی کارهای مهم تمرکز کنید. اهدافتون رو SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌بندی شده) تعیین کنید. اهدافتون رو بنویسید و اونها رو جلوی چشمتون قرار بدید. اهدافتون رو به اهداف کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. هر روز برای رسیدن به اهدافتون تلاش کنید. وقتی به یه هدف میرسید، به خودتون پاداش بدید. اهداف مشخص بهتون کمک میکنن مسیرتون رو پیدا کنید و از بیراهه رفتن جلوگیری کنید.

۱۵. ایجاد یک لیست “انجام شده‌ها”

معمولا همه لیست کارها دارن اما داشتن یه لیست “انجام شده‌ها” هم خیلی انگیزه بخشه. وقتی یه کار رو تموم میکنید، اون رو به لیست “انجام شده‌ها” اضافه کنید. دیدن لیست کارهایی که انجام دادید، حس خوبی بهتون میده و انگیزهتون رو برای ادامه کارها بیشتر میکنه. این لیست همچنین بهتون کمک میکنه پیشرفتتون رو پیگیری کنید و بفهمید چقدر کار انجام دادید. میتونید از این لیست برای ارزیابی عملکردتون و شناسایی نقاط قوت و ضعف استفاده کنید. داشتن یه لیست “انجام شده‌ها” یه راه عالی برای جشن گرفتن موفقیت‌هاتونه. حتی کارهای کوچیک رو هم توی این لیست بنویسید. هر پیشرفتی ارزش دیده شدن داره.

۱۶. مدیریت استرس

استرس تاثیر منفی زیادی روی بهره‌وری داره. سعی کنید راه‌هایی برای مدیریت استرس پیدا کنید، مثل مدیتیشن، یوگا، تنفس عمیق، وقت گذروندن با خانواده و دوستان، یا انجام فعالیت‌های مورد علاقه. اگه استرستون خیلی زیاده، با یه متخصص مشورت کنید. یاد بگیرید چطور در شرایط استرس زا آرامش خودتون رو حفظ کنید. به بدنتون توجه کنید و وقتی احساس خستگی یا استرس میکنید، استراحت کنید. مدیریت استرس بهتون کمک میکنه تمرکزتون رو حفظ کنید و با انرژی بیشتری به کارها بپردازید. استرس کنترل نشده، باعث فرسودگی میشه. به سلامت روانتون اهمیت بدید.

۱۷. یادگیری مهارت‌های جدید

یادگیری مهارت‌های جدید بهتون کمک میکنه کارها رو سریعتر و موثرتر انجام بدید. مهارت‌هایی رو یاد بگیرید که به کارتون مربوط میشن یا بهتون کمک میکنن زندگیتون رو بهتر مدیریت کنید. میتونید از دوره‌های آنلاین، کتاب‌ها، وبینارها و غیره برای یادگیری مهارت‌های جدید استفاده کنید. یادگیری یه مهارت جدید میتونه انگیزهتون رو برای کار بیشتر کنه. همیشه به دنبال فرصت‌هایی برای یادگیری و رشد باشید. سرمایه‌گذاری روی خودتون، بهترین سرمایه‌گذاریه. حتی یادگیری یه نرم‌افزار ساده هم میتونه بهره‌وریتون رو به طور چشمگیری افزایش بده.

۱۸. تفویض اختیار

همه کارها رو نباید خودتون انجام بدید. تفویض اختیار یعنی واگذار کردن بعضی از کارها به دیگران. کارهایی رو که میتونید به شخص دیگه‌ای واگذار کنید، انجام بدید. این کار بهتون کمک میکنه وقت و انرژیتون رو روی کارهای مهمتر متمرکز کنید. مطمئن بشید که فردی رو انتخاب میکنید که توانایی انجام کار رو داشته باشه. بهش آموزش‌های لازم رو بدید و بهش اعتماد کنید. تفویض اختیار بهتون کمک میکنه حجم کارتون رو کاهش بدید و از فرسودگی جلوگیری کنید. یاد بگیرید به دیگران اعتماد کنید و کارها رو بهشون بسپارید. تفویض اختیار نه تنها به شما کمک میکنه، بلکه به دیگران هم فرصت رشد و یادگیری میده.

۱۹. تمرکز بر روی یک کار در یک زمان (تک وظیفگی)

انجام چند کار همزمان (چند وظیفگی) معمولا باعث کاهش بهره‌وری میشه. به جای اینکه سعی کنید چند کار رو همزمان انجام بدید، روی یک کار تمرکز کنید و اون رو تموم کنید. وقتی روی یک کار تمرکز میکنید، کیفیت کارتون بهتر میشه و سریعتر تموم میشه. از حواس پرتی‌ها دوری کنید. تمرکز بر روی یک کار در یک زمان بهتون کمک میکنه استرستون رو کاهش بدید و از اشتباهات جلوگیری کنید. تک وظیفگی یه مهارته که نیاز به تمرین داره. سعی کنید هر بار فقط یه کار رو شروع کنید و تا تموم نشدنش، سراغ کار دیگه نرید.

۲۰. بهره‌گیری از زمان‌های مرده

زمان‌های مرده زمان‌هایی هستن که به طور معمول نمیتونید کار مفیدی انجام بدید، مثل زمان انتظار در مطب دکتر یا زمان رفت و آمد. از این زمان‌ها برای انجام کارهای کوچیک، مثل چک کردن ایمیل، خوندن کتاب، گوش دادن به پادکست یا یادگیری یه زبان جدید استفاده کنید. با بهره‌گیری از زمان‌های مرده، میتونید بهره‌وریتون رو به طور چشمگیری افزایش بدید. یه لیست از کارهایی که میتونید در زمان‌های مرده انجام بدید، تهیه کنید. از تکنولوژی برای استفاده بهینه از این زمان‌ها استفاده کنید، مثلا کتاب‌های صوتی یا اپلیکیشن‌های آموزشی. حتی چند دقیقه زمان مرده هم میتونه مفید باشه، به شرطی که ازش به درستی استفاده کنید. نگذارید زمان‌های مرده هدر برن.

۲۱. انعطاف پذیری

زندگی پر از اتفاقات غیرمنتظره‌ست. مهم اینه که انعطاف پذیر باشید و بتونید برنامه‌هاتون رو با شرایط جدید تطبیق بدید. اگه یه برنامهتون به هم خورد، ناامید نشید و سعی کنید راه حل دیگه‌ای پیدا کنید. انعطاف پذیری بهتون کمک میکنه استرستون رو کاهش بدید و از فرسودگی جلوگیری کنید. به جای اینکه به یه برنامه سفت و سخت بچسبید، سعی کنید یه برنامه انعطاف پذیر داشته باشید که بتونید اون رو با شرایط مختلف تطبیق بدید. انعطاف پذیری یه مهارت ضروری برای موفقیت در زندگیه. یه کم بی‌خیال باشید و از زندگی لذت ببرید.